Cómo Enviar Muestras de Café Desde Colombia

¿Es usted un emprendedor o hace parte de una cooperativa de cafeteros que busca exportar café y quiere saber cómo puede enviar muestras desde Colombia a sus posibles clientes en el exterior por correo aéreo? 

Si está comenzando su actividad comercial, le sugerimos que primero lea nuestro artículo “Cómo Exportar Café Desde Colombia”.  Aunque para enviar muestras no es necesario haber realizado todos los pasos que explicamos en dicho artículo, es importante que entienda que va a necesitar en caso de que su cliente haga un pedido.

Ahora vamos a explicar cuales son los requisitos y documentos que se deben presentar para poder realizar un envío de muestras de café verde o tostado y daremos algunos consejos para que se evite dolores de cabeza. 

¿Cuáles son los requisitos para enviar muestras de café?

Para poder enviar muestras usted necesita cumplir con dos requisitos. 

El primero es estar dado de alta como exportador ante la Federación Nacional de Cafeteros. Para registrarse como exportador haga clic aquí.

El segundo requisito, es estar habilitado en la plataforma del SISPAP. Por medio de esta plataforma, usted podrá solicitar el certificado fitosanitario, el cual algúnos países exigen que sea enviado junto con las muestras. 

¿Qué documentos se necesitan para enviar muestras de café?

Los documentos que debe presentar pueden variar dependiendo de la empresa con la cual vaya a hacer el envío y el país de destino. Nosotros trabajamos con DHL, así que vamos a explicar el proceso y los documentos que solicita dicha empresa.

• Registro de la FNC Como Exportador.
  Para todos los envíos debe adjuntar una copia de su certificado de exportador.

• Carta de Responsabilidad.
  Como bien lo indica su nombre, este documento es simplemente una carta, por medio de la cual la persona quien hace el envío, se hace responsable del contenido del paquete. 
  
  Puede solicitar una plantilla de la carta a su contacto en DHL. Y simplemente debe rellenarla con sus datos. o puede descargar nuestra plantilla en el siguiente link.
  
  Nota. En la carta de responsabilidad usted debe poner el número de la GUÍA AÉREA o AIRWAYBILL. Este número es generado por DHL. 

• Factura Comercial.
  La factura comercial no es una factura de venta. Es simplemente, un documento en el que usted refleja el valor comercial de las muestras. Este documento debe tener todos sus datos, al igual que los de la persona o empresa que recibe las muestras. 
  
  Para acceder a una plantilla de la factura comercial haga click aquí
  
  Nota. Hay países como España, que aplican un cargo a la persona que recibe las muestras, dicho importe varía dependiendo del valor comercial. Por tal motivo, aconsejamos dar un valor comercial bajo, de esta forma podrá evitar que su cliente tenga que pagar un monto elevado para que le hagan entrega de las muestras. 
  
  Hemos tenido clientes que prefieren no pagar dicho cargo y se pierde la muestra. 

• Certificado Fitosanitario (dependiendo del país de destino).
  Como lo mencionamos anteriormente en los requisitos, para ciertos países, es necesario enviar el certificado fitosanitario junto con las muestras. Consulte con su cliente o en el sistema del SISPAP si es necesario adjuntar este documento. 
  
  Obtener el certificado fitosanitario puede parecer complicado cuando no se conoce el procedimiento y no tiene experience con la plataforma del SISPAP, pero en realidad es bastante simple.
  
  Lo primero que debe hacer es registrarse en la plataforma del SISPAP para poder así, hacer la solicitud del Certificado fitosanitario en la plataforma.
  
  Luego de que haya solicitado y descargado la Solicitud de certificado, podrá hacer el pago. Deberá pagar aproximadamente unos 10.700 pesos. Este pago lo hace a en la misma plataforma y deberá descargar la factura de pago para entregarla junto con la solicitud de certificado y las muestras a DHL..
  
  
  DHL presentará tanto los documentos como las muestras ante los funcionarios del ICA en la oficina del ICA en el aeropuerto y una vez sean revisadas, le harán entrega a DHL del Certificado Fitosanitario.
  
  Puede descargar el instructivo para la solicitud del certificado fitosanitario de muestras en la plataforma del SISPAP haciendo clic aquí. O si lo prefiere puede ver el siguiente video https://www.youtube.com/watch?v=riOVXzpH9xE .  
  
  
  
  NOTA. Cuando esté diligenciando la SOLICITUD DEL CERTIFICADO FITOSANITARIO en la plataforma del SISPAP. En la casilla donde preguntan la fecha de inspección, ponga siempre una fecha de unos 4 días hábiles en el futuro con respecto a la fecha en la que está diligenciando la solicitud.
  
  
  
  Esa fecha hace referencia al día en que las muestras se van a presentar ante el ICA en el aeropuerto por DHL. Si usted pone la misma fecha en la que está generando la solicitud va a tener que volver a generar otra solicitud y PAGAR nuevamente por el certificado, ya que, las muestras no van a ser llevadas por DHL ese mismo día al aeropuerto y el ICA no acepta una solicitud con fecha anterior al día en que se presentan las muestras físicamente. 

Estos son todos los requisitos y documentos que debe presentar para que sus muestras de café puedan salir de Colombia y llegar al destinatario sin ningún problema.

Si usted va a enviar muestras sin valor comercial con bastante frecuencia al extranjero, entonces es mejor que abra una cuenta de cliente con DHL, de esta manera podrá obtener tarífas más económicas y además el proceso de envío será más simple, ya que podrá acceder a la plataforma de DHL para gestionar los envíos sin tener que acercarse a una de sus oficinas.

Ahora que ya tiene claro cómo puede enviar muestras, le sugerímos que lea nuestros artículos sobre cómo exportar café a Europa y Exportar café a China.

Esperamos que esta información le haya dado una idea más clara del proceso. Por favor no dude en contactarnos si tiene alguna inquietud.